【SCS-003】MIHO</a>2007-01-10h.m.p&$SWEET CHIC106分钟 【学校规章】厦门大学本专科生学籍档案持续笃定
发布日期：2024-08-20 04:13 点击次数：77
第一章 总则【SCS-003】MIHO2007-01-10h.m.p&$SWEET CHIC106分钟
第一条 为了加强学校本专科生学籍档案资源配置，作念好本专科生学籍档案的采集存档哄骗职责，更好地为学校各项职责和社会服务，根据《高档学校档案持续主义》和关系律例文献的规定，联接我校职责实质，制定本笃定。
第二章 存档范围
第二条 。
第三条 实行电子学籍档案与纸质学籍档案双套存档保存轨制，并确保内容一致。教务处、学生处、马来西亚分校、络续训诫学院、国外训诫学院、国际学院的相干学生信息持续系统应具备为每个学生生成与纸质学籍档案内容一致的可调阅的电子文档，条目具备的情况下，可在电子文档上加注造成单元的电子签章，进一步确保电子文档的灵验性和安全性。同期，相干学生信息持续系统应当按照档案馆需求提供数据存档模块以便实时进行数据存档，具体已毕格局可通过批量导出、绽开数据库视图、开垦专用接口等。
具体存档文献材料称呼、立卷存档部门见附件1。
第三章 存档材料要求
第四条 存档材料纪录内容应完好准确，笔迹工致明晰、附着纸张巩固，署名盖印手续完备，印记明晰完好，改良处须加盖校对章和单元公章，所使用的书写印制材料、纸张、装订材料等应合乎档案永恒保存要求，具体如下：
（一）手工书写应用玄色、蓝玄色墨水，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写；贪图机输出打印应使用激光打印机，不得使用色带式打印机、水性墨打印机和热敏打印机。纸质档案应遴荐永恒性强的纸张，应使用光面纸，不得使用糙面纸、毛面纸。
（二）存档前去掉材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属物，碎裂的文献材料应进行建造，笔迹微辞或易褪变的文献应赐与复制后加盖单元公章，并与原件沿路存档。
第五条 全日制本科生学籍总登记卡、学生得益单等存档文献材料应醒目：
（一）学籍总登记卡应体现学生的辅修情况；像片粘贴处须粘贴像片，粘贴时要醒目靡烂前后页粘连。
（二）主修专科的学生得益单不体现辅修课程得益；学生得益单须按照《厦门大学学生得益单》模板打印。
（三）学籍总登记卡和学生得益单打印时要在左侧留出3厘米空缺用于装订；如双面打印，须在归拢侧留出3厘米空缺，即正面在左侧留出3厘米空缺，反面在右侧留出3厘米空缺。
（四）学籍总登记卡须加盖学院公章和学校教务部门公章；学生得益单须有学院审核东说念主、学院认真东说念主署名（签章）并加盖学院公章和学校教务部门公章。
（五）每个专科须附一份详确的学生名单，名单与纸质档案一致，并加盖学院公章。主修专科的学生名单中，退学、结业、求学、疏导、结业换证等情况要在名单中注明；辅修专科的学生名单中，须标注学生赢得辅修专科文凭、辅修学位文凭或退学的情况。名单范例见附件2。
第六条 全日制本科毕（结）业生名单（签领表）、本科毕（结）业生辅修名单（签领表）、结业换证名单（签领表）等须每页加盖学院公章和学校教务部门公章；荣达名册、本科毕业生处事决议须每页加盖各相干部门公章。
第七条 络续训诫学院毕业生电子注册名单、授予学士学位名单须每页加盖学院公章。
第八条 国外训诫学院全日制本科毕业生名单、汉典训诫本科毕业生名单、汉典训诫专科毕业生名单、汉典训诫学士学位授予名单须每页加盖学院公章。
第九条 毕业生合影照要求如下：
（一）纸质像片要求影像明晰、画面完好。电子像片须保抓原始像素和尺寸，不得进行压缩处理。电子像片为JPEG范例，文献名以“厦门大学**学院**届**系**专科**班本科毕业合影”的方式定名。
（二）每张像片须附上届别、院系、专科、班级、像片中东说念主员姓名等翰墨证据，像片中东说念主员姓名应按东说念主员摆列礼貌标注，磨真金不怕火和指导要在其姓名后注明职务。纸质像片的翰墨证据须打印出来附在像片后头，与像片沿途经塑后存档。
第四章 立卷存档要求
第十条 坚抓由学籍文献材料造成部门立卷存档的原则。相干学籍材料造成持续部门专（兼）职档案员应按要求实时纪录、累积、整理相干学籍档案材料，并按期向学校档案馆移交存档。
第十一条 各学院本科训诫布告进行立卷存档时，应醒目：
（一）学籍总登记卡和学生得益单不成折叠。
（二）苦求结业换证的学生，须从头存档学籍总登记卡、学生得益单及厦门大学本科结业生换证登记表。
（三）由学校或学院长入遴派前去其它国表里高校疏导学习的本科生，须存档厦门大学本科疏导生学分休养苦求表及派往学校的课程得益单原件。
（四）辅修专科的得益单由辅修专考场合院系训诫布告存档；辅修未取得辅修文凭或半途退学的学生得益单也须存档。
（五）每个学生的存档材料按学籍总登记卡、学生得益单、本科结业生换证登记表、疏导生派往学校的课程得益单原件、疏导生学分休养苦求表的礼貌摆列，再将悉数学生按照学号礼貌摆列。
（六）各学院本科训诫布告须在该届学生毕业后3个月内将学籍总登记卡、学生得益单、本科结业生换证登记表、疏导生派往学校的课程得益单原件、疏导生学分休养苦求表、本科毕业生学业排行、本科毕（结）业生名单（签领表）、本科毕（结）业生辅修名单（签领表）、结业换证名单（签领表）、学生名单（含电子版）等材料整理都全，并填写厦门大学全日制本科生学籍档案移交清单（范例见附件3），向档案馆移交存档。
（七）本科毕（结）业生名单（签领表）、本科毕（结）业生辅修名单（签领表）、结业换证名单（签领表）存档后，如有学生补领取文凭的，须先到档案馆履行补签领手续，方可到学院领取文凭。
第十二条 教务处每年7月31日前立卷存档上年度以下材料：
（一）以交换培养方式来我校学习的学生的得益单，按学期进行存档，包括学生得益单和学生名单。
（二）补发各式文凭评释的学生清单，清单内容应包含学生姓名、性别、降寿辰期、专科、学制、在学技能、学位类别、毕业（授予学位）日历、原文凭号、补发日历、文凭据字号等信息。
（三）全日制本科生退学、刊出学籍等学籍异动材料，包括苦求学籍异动的公文阅办单、学院对于本科生苦求学籍异动的呈文、学院苦求学籍异动的学生名单、学生苦求表等。
（四）荣达名册（含电子版）、本科毕业生业务审查材料、本科毕（结）业生名单、授予学士学位的决定文献（含授予学士学位的学生名单）、本科毕（结）业生辅修名单、结业换证名单。
（五）本科毕业生毕业文凭、结业文凭、求学文凭、学位文凭模板。
（六）本科生毕业论文（瞎想）及考语电子版。
第十三条 学生处每年7月31日前立卷存档上年度毕业生以下材料：
厦门大学荣达信息登记表电子版、学生赏罚材料电子版、学年浮滑表电子版、毕业生登记表电子版、毕业生处事决议（含电子版）。
第十四条 招生办于每年7月31日前将应届毕业生的登科绰号册向档案馆移交存档。
第十五条 络续训诫学院立卷存档以下材料：
（一）采集训诫、夜大学学生学籍总登记卡，按学习格局、学习脉络、专科、学号排序整理，连同毕业生电子注册名单（含电子版）、学籍卡对应学生名单（含电子版），以及各式学习格局、学习脉络的毕业文凭、结业文凭、求学文凭模板，在该届学生毕业后3个月内向档案馆移交存档。
（二）每年3月份向档案馆移交存档上年度自学试验、采集训诫、夜大学授予学士学位名单、学位文凭模板等相干材料。
第十六条 国外训诫学院立卷存档以下材料：
厦门大学国外训诫学院学生学籍总登记卡、得益单、学籍总登记卡对应学生名单（含电子版）、全日制本科毕业生名单、汉典训诫本科毕业生名单、汉典训诫专科毕业生名单、汉典训诫学士学位授予名单、毕业生苦求学历学位的呈文、各样毕业生获取文凭中英文模板，在该届学生毕业后3个月内向档案馆移交存档。
第十七条 毕业生合影像片由各学院认真学生职责的指导牵头认真，指定专东说念主（训诫布告、指挥员或其他团委职责主说念主员）作念好以前度毕业生合影像片的采集、整理，在每年7月31日前将纸质像片（含翰墨证据）、电子像片、像片翰墨证据电子版向档案馆移交存档。
第十八条 存档前须在厦门大学档案馆网站的存档预约系统上进行预约，提交相干材料的电子版文献。学籍档案须由学籍材料持续部门的专（兼）职档案员本东说念主到档案馆办理移交手续，移交档案时顶住两边必须迎面检查抄收，稽察文献材料是否完好、都全，摆列、书写是否合乎要求，凡不合乎要求者，档案馆拒却经受，并限期改正补交。移交时填写移交清单，并署名盖印。移交清单一式两份，两边各执一份。
第五章 开垦哄骗
第十九条 查阅学籍档案应抓灵考证件及相干评释，办理相应手续，具体见厦门大学档案府上借阅主义。因补充东说念主事档案哄骗学籍档案的，一般由用东说念主单元告成与厦门大学档案馆对接手理，如本东说念主来办理的，须由档案馆密封、盖密封章后方为灵验。摘录、复制学籍档案内容及出具档案评释，应加盖档案馆业务公章，方为灵验。
第二十条 档案馆作念勤学籍档案的开垦哄骗职责，举例：裁剪各式格局的参考府上；提供毕业生中英文放洋得益单，毕业文凭、学位文凭中英文评释等服务。
第六章 监督持续
第二十一条 档案馆会同各学籍持续部门对学籍档案的造成、立卷、存档等职责进行依期监督和稽察，实时询查科罚学籍档案持续职责中的问题；档案馆认真学籍档案立卷、存档职责的业务指导。
第二十二条 凡已存档的文献材料需要改良、替换的，必须经文献材料造成部门的附近指导批准、署名，并加盖公章；未经批准，不得改良、替换任何文献材料。
第二十三条 根据《中华东说念主民共和国档案法》等相干法律律例的规定，对拒不存档、涂改、伪造、损毁学籍档案等活动讲求法律累赘。
第七章 附则
第二十四条 本笃定由档案馆认真解释。马来西亚分校、络续训诫学院、国外训诫学院、国际学院等其它类学生学籍档案参照此笃定持续。本笃定自觉布之日起履行，原厦门大学对于学生得益档案材料持续的规定（厦大办字[1989]48号文献）同期废止。
附件：1.厦门大学学籍档案存档文献材料、立卷存档部门
2.厦门大学XXXX届全日制本科生学籍档案学生名单
3.厦门大学全日制本科生学籍档案移交清单
附件1：
厦门大学学籍档案存档文献材料、立卷存档部门
序号
存档文献材料称呼
立卷存档部门
1
登科绰号册
招生办
2
全日制本科生荣达名册
教务处
3
厦门大学荣达信息登记表电子版
学生处
4
厦门大学学生学籍总登记卡、厦门大学学生得益单、本科毕业生学业排行、厦门大学本科结业生换证登记表、疏导生的疏导得益单原件、厦门大学疏导生学分休养苦求表
各学院、系
5
采集训诫、夜大学学生学籍总登记卡
络续训诫学院
6
厦门大学国外训诫学院学生学籍总登记卡、得益单
国外训诫学院
7
全日制本科生学籍异动材料
教务处
8
全日制本科生学生赏罚材料
学生处、校团委
9
全日制本科生毕业论文（瞎想）及考语电子版
教务处
10
全日制本科生学年浮滑表电子版、毕业生登记表电子版
学生处
11
全日制本科毕业生业务审查材料
教务处
12
全日制本科毕（结）业生名单、授予学士学位的决定文献（含授予学士学位的学生名单）、本科毕（结）业生辅修名单、结业换证名单、各样文凭模板
教务处、各学院、系
13
采集训诫、夜大学毕业生电子注册名单（含电子版），自学试验、采集训诫、夜大学授予学士学位名单等相干材料，各样文凭模板
络续训诫学院
14
全日制本科毕业生名单、汉典训诫本科毕业生名单、汉典训诫专科毕业生名单、汉典训诫学士学位授予名单、毕业生苦求学历学位的呈文、各样文凭模板
国外训诫学院
15
补发各式文凭评释学生名单
教务处、络续训诫学院【SCS-003】MIHO2007-01-10h.m.p&$SWEET CHIC106分钟
16
全日制本科毕业生处事决议（含电子版）
学生处
17
毕业生合影像片
各学院、系
附件2：
厦门大学XXXX届全日制本科生学籍档案学生名单（主修）
学院：
系：
专科：
序号
学号
色尼姑亚洲姓名
毕业
结业
求学
结业换证
退学
疏导
其他证据
汇总
备注：1.悉数学生都要存档学籍总登记卡和学生得益单。2.疏导生若未存档疏导得益单原件和疏导生学分休养苦求表，须备注证据。3.结业换证的学生须存档本科结业生换证登记表。4.悉数存档材料都要在相应的位置署名或盖印，盖印明晰、完好。5.该学生名单须加盖院系公章。
厦门大学XXXX届全日制本科生学籍档案学生名单（辅修）
学院：
系：
专科：
序号
学号
姓名
辅修专科文凭
辅修学位文凭
退学
其他证据
汇总
备注:1.辅修未取得辅修文凭或半途退学的学生得益单必须存档。
2.悉数存档材料都要在相应的位置署名或盖印，盖印明晰、完好。
3.该学生名单须加盖院系公章。
附件3：
厦门大学全日制本科生学籍档案移交清单（主修）
学院： 系： 专科：
年纪： 毕业时辰：
序号
文献材料标题
页/东说念主数
备注
1
学生名单
2
学生学籍总登记卡
3
学生得益单
4
结业生换证登记表
5
疏导生得益单原件
6
疏导生学分休养苦求表
7
本科毕（结）业生名单、结业换证名单（签领表）
8
其他
醒目：
1.存档的学籍档案以专科为单元。每个专科均须附一份有完勤学号、姓名的学生名单，并在名单中详确标注毕业、疏导、退学、求学、结业、结业换证等情况。
2.退学、求学、结业等异动学生的学籍总登记卡，疏导生得益单原件、疏导生学分休养苦求表及本科毕（结）业生名单、结业换证名单（签领表）必须存档。
3.每个学生的相干存档材料按照学籍总登记卡、学生得益单、结业生换证登记表、疏导生的疏导得益单原件及疏导生学分休养苦求表的礼貌整理，并按学号礼貌摆列。
4.训诫布告须在该届学生毕业后3个月内把毕业生学籍档案移交到档案馆并办理移交手续。
5.存档前请在档案馆网站的存档预约系统上进行预约，并提交学生名单和移交清单电子版。
移交东说念主： 经受单元：档案馆
单元摊派指导： 经受东说念主：
移交日历： 年 月 日 经受日历： 年 月 日
厦门大学全日制本科生学籍档案移交清单（辅修）
学院： 系： 专科：
年纪： 毕业时辰：
序号
文献材料标题
页/东说念主数
备注
1
学生名单
2
学生得益单
3
本科毕（结）业生辅修名单（签领表）
4
其他
醒目：
1.存档的学籍档案以专科为单元。每个专科均须附一份有完勤学号、姓名的学生名单，学生名单中，必须标注赢得双学位或辅修情况。
2.辅修未取得辅修文凭或半途退学的学生得益单也必须存档。
3.每个学生的学生得益单按学号礼貌摆列。
4.训诫布告须在该届学生毕业后3个月内把毕业生学籍档案移交到档案馆并办理移交手续。
5.存档前请在档案馆网站的存档预约系统上进行预约，并提交学生名单和移交清单电子版。
移交东说念主： 经受单元：档案馆
单元摊派指导： 经受东说念主：
移交日历： 年 月 日 经受日历： 年 月 日
附件下载：厦门大学本专科生学籍档案持续笃定 【SCS-003】MIHO2007-01-10h.m.p&$SWEET CHIC106分钟